Il project management può essere stressante, ma non deve esserlo per forza

Sviluppare e lanciare un progetto coinvolge una moltitudine di piccoli compiti e sotto-progetti che alla fine devono portare a un prodotto raffinato e completo. Che stiate lanciando un sito o stiate avviando un processo di vendita, che pianifichiate lo sviluppo o collaudo di una applicazione o che stiate organizzando un viaggio, la gestione di progetti su larga scala richiede anche i giusti strumenti e i giusti indicatori. Questo è quello che rende un dashboard (cruscotto) di project management, se ben impostato ed utilizzabile, così importante.

E se vi dicessimo che è possibile visualizzare, aggiornare e valutare lo stato del vostro progetto con un unico strumento? …anche a prescindere dal tipo di processo impostato: tradizionale, agile, a cascata, a spirale, prototipale, …
E se il vostro management avesse accesso ad una adeguata sintesi (interpretabile facilmente) o persino agli stessi dati del responsabile di progetto? E magari coerente con altri cruscotti aziendali? Immaginate quante telefonate e/o email in meno per chiedere lo stato dei lavori…

Gli Indicatori

Con l’aiuto di un dashboard interattivo, potete infatti sintetizzare e visualizzare i macro indicatori di progetto, che generalmente si possono sintetizzare in previsione, consumo e residuo di:

• tempi calendariali
• tempi di lavoro (giorni o ore/uomo)
• attività terminate/ Obiettivi raggiunti
• qualità dei risultati
• costi e risorse (umane e non)

Si deve almeno poi poter aggiungere la situazione e la storia di:

• note di lavoro significative
• punti di attenzione
• criticità di progetto

Un adeguato cruscotto, usando dati concreti e aggiornati in real-time, permette quindi di tracciare i vostri KPI e monitorare l’andamento generale del vostro progetto. Permette anche di delegare compiti, fornire scadenze realistiche, indicare le criticità esistenti, ed altro ancora.

I KPI (key performance indicator) sono il metro di misura che determina se il vostro progetto sarà un successo o faranno intuire se si incontreranno difficoltà. Un project manager deve sapere quali sono i dati misurabili più adatti  per tenere sotto controllo il vostro progetto, ed usarli al meglio.

Non fatevi spaventare dalle scadenze

Che ci crediate o no, le scadenze non sono il vostro nemico! Con il giusto strumento, potete determinare quando ogni step del vostro progetto dovrebbe (e può) essere completato. Se siete come la maggioranza delle persone, probabilmente associate la parola “scadenza” con stress, l’ansia e straordinari. Un dashboard di project management può cambiare tutto ciò, dando la possibilità al project manager e ai membri del suo team di sapere esattamente quanto tempo hanno a disposizione per completare il progetto senza frustrazioni e dosare correttamente risorse ed obiettivi, individuando in tempo eventuali aree critiche o potenzialmente tali. Questo ultimo passo avviene solitamente correlando informazioni da diverse fonti in un unica visione complessiva, se lo strumento utilizzato lo permette…

No al tempo sprecato

Tenere chi coinvolto nel progetto, incluso il vostro capo, aggiornato sulla situazione può essere una sfida, soprattutto se siete in dietro con i piani. Un efficiente dashboard può eliminare gli imprevisti di pianificazione, ma può fare anche qualcos’altro: tenere i manager e le figure esecutive informate sull’andamento del progetto senza farvi sprecare troppo tempo. In poche parole, potete fornire aggiornamenti relativi al progetto senza compilare report o creare presentazioni perché tutto ciò di cui il vostro capo ha bisogno è già in un luogo facilmente accessibile – il vostro dashboard. Inoltre, i dashboard non sono limitati agli orari di ufficio o alla sede dell’ufficio; le parti interessate possono accedervi ovunque e praticamente da qualsiasi dispositivo.

Data sharing: motivazione e unità

Lavorare su un progetto di larga scala prende del tempo, ed è facile perdere di vista il quadro generale. Tenendo aggiornato con un coerente e comprensibile set di dati, adeguato per ogni destinatario, non solo le figure esterne coinvolte ma anche il vostro team sul progresso del progetto, conferirete un senso di responsabilità, condivisione e motivazione. Inoltre, il dashboard aggiornato in tempo reale di progetto assicura a tutti di essere allineati e di discutere le stesse informazioni: un singolo riferimento che indica quali sono gli obiettivi, e quanto manca per raggiungerli.

Aggiornamenti in tempo-reale

Se state già lavorando su un progetto, l’ultima cosa che si vuole fare è aggiungere una nuova attività a quelle già esistenti. Tracciare le metriche del vostro progetto è essenziale, ma se la fase di reporting inizia a sprecare il tempo che invece avreste dedicato al progetto stesso, avete un problema. Fortunatamente, potete sincronizzare il vostro project management dashboard direttamente alla fonte dei vostri dati, e se possibile potete integrare le informazioni provenienti da differenti origini. I dati si sincronizzeranno automaticamente; così ogni volta che eseguirete un refresh del dashboard avrete una visione accurata dell’andamento del vostro progetto, in real-time. Strumenti ottimali possono anche gestire auto-refresh e l’invio di alert o segnali, prima ancora che gli utenti si accorgano di situazioni particolari.

Il giusto strumento: iDashboards

iDashboards ti fornisce centinaia di template di grafici con il quale è possibile creare un cruscotto di project management. Dopo aver scelto le fonti dei dati (da MS Project, a fogli Excel, a archivi relazionali, a prodotti di terze aperti,… o a una combinazione tra questi), potete facilmente personalizzare i vari cruscotti. In questo modo potrete renderli il più efficienti possibile per voi, il vostro team, la direzione e le figure esterne coinvolte (Clienti o Fornitori). I grafici interattivi tracciano il progresso anche di singoli obiettivi o di un gruppo di essi. Potrete personalizzare il design e i colori dei singoli grafici, rendendo il vostro dashboard visivamente accattivante, o navigare dalla sintesi al dettagli o di varie informazioni attraverso facili drill-down guidati.

Le possibilità di inviare Alert, di auto-refresh, di interattività elevata, di accedere a dati da qualsiasi fonte, di correlare visivamente i dati, di parametrizzazione e di facile customizzazione rendono iDashboards una soluzione robusta anche per la gestione di progetti, piccoli o complessi.

Il team italiano di iDashboards